Hoe help je ondernemers met een bedrijfsdoorlichting

Bedrijfsdoorlichting – Efficiënte kostenanalyse

Wanneer heb je voor het laatst met je klant echt goed naar de kosten gekeken? Niet alleen een vergelijking met voorgaande jaren? Weet de ondernemer waar de verschillende kosten uit bestaan? En, verder kijkende naar de komende periode, jaar, jaren… Wat is een efficiënte manier om dat te doen?


MKS methode stap 2 kostenanalyse

 

 

 

Dit artikel heeft betrekking op stap 2 van het 3 stappenplan. Leestijd ca. 15 minuten

 

 

 

 


Bewustwording van de kosten: belangrijk binnen een bedrijfsdoorlichting

Binnen een totale bedrijfsdoorlichting dient heel goed naar de kosten gekeken te worden. Dit is immers de basis voor goede calculaties en stuurinformatie. Het blijft echter maar al te vaak bij een oppervlakkige  terugblik, er wordt nauwelijks geanalyseerd met een vooruitblik. Wat kan er geleerd worden van de gemaakte kosten? Wat is noodzakelijk en gewenst? Met de kosten bedoelen we alle bedrijfskosten (inclusief rente en afschrijvingen), exclusief de inkoopwaarde van de omzet. Zo’n kostengesprek kun je als volgt aanpakken.

1. Voorbereiding

Als uitgangspunt neem je de winst- en verliesrekening van voorgaand jaar, of bijvoorbeeld de concept jaarrekening, of de kolommenbalans van de afgelopen periode. Het beste is wanneer je hierbij tot op grootboekrekening niveau kunt analyseren (o.a. wat erop geboekt is).

 


“Dat weet jij toch? Jij bent toch mijn accountant?”

2. Bewustwording

Stel de ondernemer de vraag: “Wat waren jouw bedrijfskosten vorig jaar/vorige periode?” Vaak krijg je als antwoord: “Dat weet jij toch? Jij bent toch mijn accountant?” Soms krijg je een antwoord als: “Dat is ongeveer …”. De meeste ondernemers zullen je echter het antwoord schuldig blijven. En juist daar gaat het om: kostenbewustwording. Omdat de ondernemer het antwoord op deze vraag schuldig moet blijven wordt hij zich bewust van de kosten en krijgt hij wat meer inzicht in de totstandkoming. Meestal sluipen bepaalde kosten er namelijk gewoon in. Zonder dat de ondernemer er zich echt van bewust is.

 


Bewustwordingsvraag:”Wat waren jouw bedrijfskosten afgelopen periode?”

3. Analyse – 16 niet te missen vragen tijdens de kostenanalyse

Beoordeel en analyseer vervolgens letterlijk met de ondernemer élke kostenpost van de grootboekrekening. Mits die post ook een substantieel onderdeel van de kosten uitmaakt. Stel de ondernemer vragen als:

  • Hoe zijn deze kosten tot stand gekomen?
  • Wat is geboekt op die kostenrekening?
  • Welke kosten zijn eigenlijk geen kosten?
  • Welke kosten zijn eenmalig geweest?
  • Welke kosten moeten/kunnen genormaliseerd worden?
  • Welke kosten moeten gecorrigeerd worden?
  • Welke kosten verwacht men de komende jaren extra?
  • Hoe staan de afschrijvingskosten in verhouding tot benodigde (her)investeringen in middelen?
  • Hoe hoog verwacht je dat die kosten zullen zijn voor de komende periode?
  • Welke kosten zijn variabel (afhankelijk van bijv. de omzet of productie)?
  • Welke kosten zijn vast (lopen het hele jaar door)?
  • Op welke kosten kan de ondernemer iedere dag invloed uitoefenen (ofwel: opschalen en afschalen)?
  • Wat zijn de directe loonkosten?
  • Wat zijn de indirecte loonkosten?
  • Hoe worden de verschillende loonkosten per persoon verklaard?
  • Wat is een genormaliseerde ondernemersbeloning in dit bedrijf?

 


“De kracht van de vraag”

4. Vraag goed door

Soms krijg je een rechtstreeks, duidelijk antwoord. Prima uiteraard. Je kunt verder in het proces. Maar soms lijkt het alsof er nog wat achter zit. Het is nog niet helemaal duidelijk. Vraag dan goed door en stel hiervoor aanvullende open vragen (die beginnen met waarom, waar, wanneer, wat of hoe).

Als de ondernemer het antwoord op een van bovengenoemde vragen niet weet, stap dan niet in de valkuil om het antwoord zelf te geven. Je kunt namelijk niet in het hoofd van de ondernemer kijken. In de communicatietheorie noemen ze dat NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander. Zoek echter samen met de ondernemer naar een antwoord. In ons artikel over Hulp bij een bedrijfsdoorlichting kun je meer lezen over vragen stellen en de kracht van de stilte.

Het gaat er in deze niet om wat jij als accountant-adviseur weet, het gaat erom dat een ondernemer gedwongen wordt om hierover na te denken. Het gaat om de bewustwording, concretisering en om inzicht.

 


“Bewustwording is het grootste gewin”

Een voorbeeld

Het belang van het bewust worden van de kosten wordt extra duidelijk met het volgende voorbeeld:

Een metaalbedrijf heeft haar volledige machinepark boekhoudkundig afgeschreven. De afschrijvingskosten zijn nihil. De verwachting van de ondernemer is dat hij pas over 3 tot 5 jaar hoeft te investeren in nieuwe machines. Op het moment dat er géén sprake is van afschrijvingskosten, worden deze kosten vaak ook niet doorberekend in de kostprijs. En daarmee ook niet in de verkoopprijs. Er wordt dan dus met een te lage kostprijs gerekend. Het gevolg is dat het voor het bedrijf uit het voorbeeld moeilijk is om een ‘potje’ op te bouwen voor de investering in nieuwe machines.


 

“Winst is sneller op dan je lief is!”

Hoelang duurt een dergelijke sessie?

Bij het ene bedrijf neemt deze sessie maar één of twee uur in beslag. Uit ervaring van honderden accountants en adviseurs in het MKB blijkt dat, wil je dit echt goed doen, je hier vaak zeker twee tot vier uur voor moet uittrekken.

De resultaten

Niet alleen leidt een dergelijke sessie samen met de ondernemer tot een belangrijk inzicht en bewustwording, maar heel vaak leidt het tot concrete eerste kostenbesparingen. Bovendien ben je hierna in staat om er een gedegen begroting mee te maken.

Handige hulpmiddelen en tools

Op basis van jarenlange ervaring en onderzoek  naar de best practices hebben wij speciaal voor deze doorlichtingsmethode het MKS Winstcanvas ontwikkeld. Een tool die jou als accountant – adviseur in staat stelt om op een gestructureerde, succesvolle en inspirerende wijze samen met jouw relatie het beste uit zijn bedrijf te halen.

Na het uitvoeren van de MKS Winstcanvas sessies met jouw relatie, leg je samen alles vast in het online jaarplan zodat de ondernemer hierop kan sturen en dit ook wekelijks, maandelijks, per 4 weken of per kwartaal kan monitoren. Hiermee kun jij als adviseur bij jouw relaties een maximale impact maken.

Meer informatie

In een komende reeks artikelen worden de verschillende stappen van een succesvolle doorlichtingsmethode verder toegelicht. Wil jij nu al meer weten over hoe adviseurs in het MKB deze methode al jarenlang succesvol en met veel plezier toepassen? Of wil je directe weten wat jij met deze doorlichting voor jouw relaties kunt betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.



Namens het hele team van de Management Kompasgroep wensen wij iedereen een goede gezondheid. Wij verwelkomen jullie zo snel mogelijk weer op op onze trainingen en masterclasses! En uiteraard geven wij graag online demo’s in deze tijd.