In deze 6 stappen stoom je jouw accountantskantoor klaar voor de toekomst

Wij onderzoeken, spreken en schrijven veel over de transitie die accountantskantoren door moeten maken om toekomstbestendig te zijn of te blijven. De adviserende accountant heeft volgens ons een belangrijke rol om het bestaansrecht te houden als accountant in een wereld waar de automatisering, robotisering en digitalisering in een stroomversnelling is geraakt.

In de accountancy leeft dit momenteel enorm. Jij kunt je daar met jouw accountantskantoor op voorbereiden. In dit artikel delen we op hoofdlijnen een 6 stappenplan dat jou kan helpen in de aanpak bij de transitie naar een toekomstbestendig accountantskantoor.

1 Zoek uit hoe jij de transitie wil gaan maken naar een accountantskantoor van de toekomst

De eerste stap is uiteraard het uitzoeken op welke fronten jouw accountantskantoor toekomstbestendig kan worden. Dit kun je op verschillende manieren doen en wij willen je de juiste inspiratie geven over hoe je kan beginnen:

1. Bekijk hoe jouw kantoor interne processen kan automatiseren en werkzaamheden kan digitaliseren.
2. Ga op zoek naar de behoefte van je klanten door klantprofielen te maken en jouw kantoor daarop in te richten.
3. Doe onderzoek naar de dienstverlening van je concurrenten en bekijk hoe jij je kan onderscheiden.
4. Maak een SWOT-analyse en kom zo achter de kansen en bedreigingen en bekijk hoe jouw accountantskantoor hierop kan inspelen.

Wanneer je genoeg onderzoek hebt gedaan, zal je vast genoeg ideeën en inspiratie hebben opgedaan Bespreek deze met collega’s en beslis samen hoe de dienstverlening van jouw kantoor nog toekomstbestendig(er) wordt.

2 Bekijk welk verdienmodel past bij je (nieuwe) dienstverlening

Bij een (nieuwe) dienstverlening hoort vaak ook een nieuw verdienmodel. De traditionele verdienmodellen ‘Uurtje factuurtje’ en het abonnementsmodel worden minder relevant en ouderwets, dus ook goed nadenken over een nieuw verdienmodel is een belangrijk onderdeel voor een toekomstbestendig accountantskantoor.

3 Maak een implementatieplan

Nadat het bekend is hoe je de dienstverlening gaat veranderen is het tijd om een stappen en  implementatieplan te maken. Bij het implementatieplan wordt duidelijk welke stappen er ondernomen moeten worden om het plan te realiseren en welke doelen hiermee gerealiseerd kunnen worden. De opbouw en structuur van een implementatieplan kan als volgt zijn:

1. Beschrijf de achtergrondinformatie (welke uitdaging/probleemstelling is onderzocht, wat zijn de uitkomsten en voor welke oplossing/aanpak is gekozen?).
2. Beschrijf het doel of doelen van het de oplossing/aanpak (wat is het SMART-doel en welke resultaten moeten de oplossing opleveren?).
3. Onderzoek de randvoorwaarden (welke vakkennis en middelen zijn nodig?).
4. Onderzoek de risico’s van het plan en beschrijf hoe je de risico’s kunt inperken.
5. Omschrijf welke activiteiten in vorm van een actieplanning uitgevoerd dienen te worden om het plan de implementeren. Beschrijf in de actieplanning:
   – wie;
   – hoe;
   – wanneer;

En met welke doelen de activiteiten uitgevoerd worden.

6. Maak duidelijk wie controleert of de planning gerealiseerd gaat worden.
7. Omschrijf wie, welk intern proces uitvoert om het plan uit te voeren.
8. Maak het financiële plaatje op (welk budget is nodig en wat is de ROI/ wat levert het op?)

Wanneer je deze stappen hebt doorlopen heb je een implementatieplan waarmee je laat zien hoe het idee in de praktijk gebracht gaat worden.

4 Presenteer het implementatieplan aan je collega’s

Om jouw collega’s te enthousiasmeren, inspireren en om draagvlak te krijgen voor jouw plan is het belangrijk om het implementatieplan te presenteren. Let er hierbij op dat je presentatie er verzorgd uitziet en het plan tot leven komt. Bereid je goed voor en spreek met veel enthousiasme je collega’s toe. Je krijgt in deze fase een ‘go of no go’ voor je plan.

5 Maak je nieuwe dienstverlening bekend bij jouw (potentiële) klanten

Bepaal hoe je de nieuwe dienstverlening gaat communiceren met je (potentiële) klanten. Kortom wat wordt de propositie naar buiten? “What’s in it” voor de klant? Dit kun je doen door bijvoorbeeld een communicatieplan op te stellen met behulp van een communicatiematrix. In de communicatiematrix worden de volgende onderdelen beschreven:

1. De doelgroep;
2. Het doel van de boodschap;
3. De boodschap;
4. Communicatiemiddelen/kanalen;
5. Contenttype (blog, advertentie, brochure enzovoorts);
6. Het benodigde budget.

6 Plan, Do, Check, Act

Een plan is nooit perfect en daarom is het belangrijk om te blijven verbeteren. De PDCA verbetermethode is dan ook ideaal om steeds je dienstverlening te blijven verbeteren. Met de PDCA methode kun je met behulp van feedback van klantervaringen stap voor stap de prestaties en organisatie verbeteren waarmee de aanpak/oplossing steeds naar een hoger niveau wordt getild.