Piekdrukte? Je kiest er zelf voor!

Piekdrukte? Je kiest er zelf voor!

Last van de piekdrukte binnen jouw accountantskantoor? Daar gaan we samen wat aan doen!
Lees onderstaand artikel boordevol tips uit best practices om daar direct mee aan de slag te gaan.

Voor ieder probleem in de accountancy is inmiddels wel software ontwikkeld, maar als je niets verandert in je gedrag en de keuzes die je maakt, blijf je piekdrukte houden.

In de vele gesprekken die wij voeren met accountants is de piekbelasting een terugkerend onderwerp. Telkens aan het einde van de BTW-maand en tijdens het jaarafsluiting seizoen, krijgen kantoren te maken met stress, haast en overuren. Daar komen de (ongevraagde) NOW-aanvragen en de TOZO-regelingen nog bij. En dit terwijl de corona-epidemie aanblijft door steeds nieuwe varianten. Hoelang gaat dit nog zo door? Een cirkel die voor veel accountants niet te doorbreken lijkt.

Herken je dit? Voor je gevoel blijf je achter de feiten aan lopen en je bent niet de enige accountant die deze druk ervaart, ca. 70% van de accountants blijkt deze druk met enige regelmaat te ervaren.

Als accountant besteed je veel energie en tijd aan het communiceren met jouw klanten over de aangeleverde cijfers en het vervolgens rubriceren en ordenen hiervan. Dit is voor jou en voor jouw klant een proces waarin nauwelijks toegevoegde waarde wordt geleverd. Dit wil je niet, je wilt toegevoegde waarde leveren, je wilt waardering, rust en rendement. En jouw klant, wat wil die?

Je wilt je klanten écht verder helpen en het mooie is, dit kan! In dit artikel geven wij enkele tips en voorbeelden hoe jij kunt zorgen voor minder stress en drukte tijdens deze periodes.

Stel de klant centraal, niet de planning

Kies je klanten, dan kiezen zij jou!
Dit begint al bij een duidelijke keuze vanuit jouw kantoor welke klanten jullie nu en in de toekomst willen bedienen.

Welke klanten van jullie voldoen daar nu niet aan en welke klanten zullen daar ook nooit aan voldoen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan welke klanten geven jou en jouw collega’s geen waardering, leveren de stukken altijd te laat en ontoereikend aan, klagen over de rekening, betalen altijd te laat en je verdient er niets aan?

Kan of wil je als kantoor hieraan niets veranderen, dan adviseren wij je afscheid te nemen van die klanten. Vaak blijkt dat in de praktijk dit al snel 10% tot 20% van de klanten betreft. De tijd die hierdoor vrij komt kun je vaak gemakkelijk met meer toegevoegde besteden aan klanten die daar ook behoefte aan hebben.

Wanneer je meer tijd heb voor minder klanten, kun je beter luisteren naar hun behoeften en heb je tijd om daar ook mee aan de slag te gaan.

Motiveer de klant en geef hem zelf de verantwoordelijkheid;
Wat zijn de hobbels, irritatie factoren, moeilijkheden en dergelijke waar klanten in het administratieve proces tegenaan lopen? Heb je ze dit al een keer gevraagd? Wanneer je dit weet kun je samen in gesprek gaan over het stroomlijnen hiervan. Het aanpakken van deze factoren bevordert de samenwerking, efficiency en de doorlooptijd. Wanneer een klant weet wat zijn rol is, hoe die samenhangt met jouw rol als accountant, dan zal deze ook meer verantwoordelijkheid voelen om daar naar te handelen.

Stel moderne softwarepakketten ter beschikking;
Een belangrijke reden voor de piekdrukte komt door de samenwerking tussen de accountant en de ondernemer. In de praktijk leveren ondernemers vaak de administratie te laat of onvolledig aan. Hierdoor moet je op het laatste moment uitzoeken hoe het zit.  Dit hangt volledig samen met de motivatie van de klant maar ook van die van jou en jouw medewerkers.

Deze inefficiëntie kan op verschillende wijzen worden aangepakt. Leidt de klant hierin op en stel moderne administratiesoftware ter beschikking waardoor de klant maar ook jij zoveel mogelijk repeterende handelingen niet meer zelf hoeft uit te voeren. Hierbij kun je heel duidelijke (samen)werkafspraken maken met jouw klanten. Bespreek bijvoorbeeld met jouw klanten of het mogelijk is of zij de facturen telkens  binnen één week na ontvangst sturen. Misschien wel direct vanuit de leverancier met behulp van het mailen van de factuur naar een administratieaccount in de cloud. Het resultaat hiervan is dat jouw accountantskantoor eerder beschikt over financiële informatie en dit dus ook eerder kan uitzoeken.

Beloon/waardeer klanten bij een “goede” samenwerking;
Welk accountantskantoor beloont zijn klanten voor het “gewenste gedrag”? Hoe mooi is het wanneer je een klant, die absoluut “voorbeeld gedrag” vertoont en waarvoor je als kantoor graag werkt en over en weer waardering wordt uitgesproken, verrast met een beloning?

Hiermee kun jij je als kantoor heel snel onderscheiden en krijg je de klanten (en het gedrag) dat je wilt.

Zet tussentijdse cijfers af te tegen de begroting

Wanneer je bovenstaande tips hanteert en implementeert heb je veel sneller een beeld van de prestaties van een klant. Daarnaast heb je dan ook meer tijd om begrotingen te maken voor klanten.

Als je beide hebt, dan heb je de mogelijkheid om niet alleen “real time” accounting toe te passen maar ook om telkens tussentijds te beoordelen hoe een klant heeft gepresteerd. Ten opzichte van de begroting, haalt een ondernemer zijn doelstellingen, maar ook de analyse van afwijkingen, waarom haalt een ondernemer bijvoorbeeld niet de begroting? Zit ‘m dat in:

• Kostenbeheersing?
• Commercieel gedrag? Of,
• Capaciteitsbeheersing?

Wanneer je hier tussentijds al zicht op hebt en gevoel bij krijgt weet je veel sneller waar een bedrijf kan verbeteren, en krijgen ondernemers en accountants veel sneller een reëel beeld bij de cijfers. Eventuele fouten in de administratie haal je er zo ook veel eerder uit. Cijfers gaan leven en worden informatie voor de ondernemer waarop hij tijdig kan bijsturen indien nodig.

Optimaliseer ieder jaar 1 belangrijk werkproces intern (en met de klant)

Identificeer de belangrijkste processen in jouw kantoor. Kies er een uit waar je per jaar aan verbetering gaat werken. Bijvoorbeeld het administratieproces. Waar gaat het goed en waar kan het beter? Hoe komt dit, waar liggen de belangrijkste oorzaken? Wat zijn hierbij de ergernissen bij de klanten, medewerkers en vennoten? En vervolgens:

• Wat kun je doen om dit te verbeteren?
• Wat MOET je doen om dit te verbeteren?
• Wat is daar het positieve effect van?
• Welke milestones moeten daarvoor op jaarbasis gerealiseerd worden?
• Hoe maak je daarvan een planning met bijvoorbeeld acties en doelstellingen per maand?
• Hoe maak je deze acties/doelstellingen smart (meetbaar)?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Wanneer monitor je en wie betrek je daarbij?
• Wat doe je bij afwijkingen?
• Welke consequenties/beloningen verbind je aan het wel dan niet realiseren van de doelstellingen?

Plan tijd in voor advieswerk voor de klant, de gekozen klant verdient dit gewoon, jij ook!

De drukke periodes zorgen ervoor dat je weinig tijd overhoudt voor het geven van advies waar de ondernemer vaak op hoopt, wel behoefte aan heeft maar dit niet vraagt.

Wanneer je bovenstaande maatregelen voor een deel hebt kunnen doorvoeren in je organisatie hou je gegarandeerd meer tijd over voor advies. Het gevaar is echter dat jouw bestaande klanten weer van alles gaan vragen en er komt van alles tussen door wat wel urgent maar niet belangrijk is.

Maak daarom per jaar een planning per klant wat voor hem dat jaar en eventueel de komende 3 jaar belangrijk is. Plan in jouw jaarlijkse agenda tijd in om hier samen met de klant aan te werken. Je hebt dan als het goed is samen met de klant tijd afgeblokt om aan zijn onderneming, ondernemingsdoelstellingen en dergelijke (belangrijke) zaken te werken.

Laat “geen tijd“ geen excuus meer zijn maar prioriteer op basis van Belangrijk en Urgent.