Rendement van jouw accountantskantoor verbeteren? 5 snelle tips!

5 tips voor meer rendement in jouw kantoor Deel 1

Als accountant zit het in je bloed om ondernemers te helpen. Je hebt een vertrouwensband met de ondernemer en zoekt samen naar oplossingen over hoe je het rendement van zijn onderneming kunt verbeteren. Maar hoe zit het met het rendement van jouw accountantskantoor? Het is goed om regelmatig te kijken hoe je dit voor jouw accountantskantoor kunt doen.
Vaak zijn kleine ingrepen in je dagelijks handelen een opmaat naar een structureel hoger rendement

Hierbij willen we de volgende vijf tips behandelen waarmee je morgen al kunt beginnen. Deze zijn allemaal gericht op het leveren van meer toegevoegde waarde als kantoor:

1. Verhoog je gemiddelde klantwaarde door meer toegevoegde waarde;
2. Begroot ook op gemiddelde klantwaarde;
3. Analyseer je klantenportefeuille op de mogelijkheid om toegevoegde waarde te kunnen leveren;
4. Geen klanten meer waarbij het gemiddelde uurtarief onder jouw commerciële norm ligt;
5. Betrek assistenten in het advieswerk en verdubbel hun uurtarief;

Hieronder lichten we tip voor tip verder toe:

1. Verhoog je gemiddelde klantwaarde door het leveren van meer toegevoegde waarde (Cross selling)

Uit een rapport van ABN AMRO en Full Finance blijkt dat kantoren in 2019 als volgt gemiddeld declareerden aan klanten:

• Kleine kantoren (< 20FTE) per klant ca. € 3.500;
• Grotere kantoren (>20FTE) per klant ca. € 5.300;
• Administratiekantoren ca. € 2.800.

De vraag is wat hier allemaal voor wordt gedaan? En waar heeft een klant nog meer behoefte aan?
Uit ervaring weten we dat deze bedragen voor een heel groot deel bestaan uit administratieve-, fiscale- en jaarrekening werkzaamheden. Uit hetzelfde rapport blijkt namelijk het fiscaaladvies en overig advies gezamenlijk uitkomt op:

Kleine kantoren (<20FTE) ca. 15% (fisc. 6% en overig 9%);
Grotere kantoren (>20FTE) ca. 24% (fisc. 6% en overig 19%);
Administratiekantoren ca. 18% (fisc. 9% en overig 13%).

Als we eerdere jaren hiernaast leggen zien we dat deze cijfers niet sterk zijn gegroeid ten opzichte van voorgaande jaren. Wat is nu waar de klant echt behoefte aan heeft? Wellicht meer fiscaaladvies? Wat kunnen accountantskantoren op dit vlak leren van de administratiekantoren?

Waar klanten naast de ontzorging echt behoefte aan hebben, daar kom je enkel achter door het ze te vragen?
Zomaar wat denkrichtingen waar je klanten bij kunt helpen, zaken die ze vermoedelijk niet zelf actief aan jou als accountant vragen:

– Groei versnelling;
– Meer inzicht;
– Meer (nacht)rust;
– Overzicht;
– Betere verdeling tijd werk-privé;
– Een appeltje voor de dorst;
– Pensioenopbouw;
– Kostprijsberekeningen;
– Calculaties (verkoopprijzen) toetsen;
– Een hogere bedrijfswaarde;
– Een hoger rendement;
– Stuurinformatie e.d.

Zodra jij weet waar jouw klant behoefte aan heeft, kun je hem daarbij helpen. Vaak zijn dit de “nice to have” werkzaamheden voor accountants. Ook zijn klanten vaak enorm geholpen met dit soort zaken waardoor ze ook graag gebruik maken van jouw expertise en je daarvoor ook graag betalen.

Het is vaak makkelijker om je gemiddelde klantwaarde te vergroten dan om (heel) veel nieuwe klanten binnen te halen. Waarbij het laatste vaak een zeker zo hoge druk legt op de organisatie en meestal ook nog eens tegen lagere “uur”tarieven.

2. Maak de begroting niet alleen op productiviteit maar ook op gemiddelde klantwaarde

Deze tip volgt op de voorgaande tip. Veel kantoren die wij spreken maken de jaar-, maand- en kwartaal begroting enkel op basis van de capaciteit.

Wanneer je tip 1 gelezen hebt, zul je wellicht ook anders tegen de kantoorbegroting aankijken. Een belangrijk onderscheid hierbij is dat de “extra” werkzaamheden uit tip 1, vaak tegen een veel gunstiger tarief kunnen worden begroot en gedeclareerd. Neem hierbij de klantbehoefte als uitgangspunt.

Kantoren die dit structureel toepassen ervaren minder uren druk, realiseren hogere gemiddelde tarieven en leveren doorgaans ook meer toegevoegde waarde. Dit heeft positieve effecten zowel intern op de planning en de medewerkers maar uiteraard ook op de mate van tevredenheid van klanten (ambassadeurschap).

Uiteraard kan de capaciteit (productiviteit) hier wel tegenaan gezet worden om de begroting ook op die manier te toetsen.

3. Analyseer je klantenportefeuille op de mogelijkheid om de komende drie jaar wel of geen extra toegevoegde waarde te kunnen leveren

Om klanten meer toegevoegde waarde (en andere diensten) te kunnen leveren heb je wel de capaciteit nodig binnen jouw kantoor. Wij zijn ons er terdege van bewust dat je het nu al heel druk hebt en jouw collega’s waarschijnlijk niet minder.

Om ruimte in jouw agenda te krijgen en meer capaciteit vrij te maken binnen jouw kantoor ligt er een heel eenvoudige oplossing direct voor je!

Wanneer jullie de klantenportefeuille van het kantoor eens kritisch onder de loep nemen? Hierbij zijn eigenlijk maar een paar vragen van belang:

1. Welke klanten passen nog onvoldoende bij ons kantoor?
2. Welke klanten daarvan kunnen we de komende 3 jaar niet “extra” helpen?
3. Wat zou er gebeuren wanneer deze klanten zouden overstappen naar een ander kantoor?
4. Wat kunnen we doen om hen bij deze overstap toch “positief” te ondersteunen?
5. En…. Actie!!

Met het doorlopen van deze stappen en het ondernemen van actie hierop, creëer je extra tijd en capaciteit om de klanten die dat wel willen/nodig hebben, de komende jaren wel “extra” te kunnen helpen. Daarnaast verlies je geen aanzien, levert je dit niet persé een slechte naam op en levert dit jouw kantoor meer rust en een hoger rendement op.

4. Neem geen klanten meer aan waarbij het gemiddelde uurtarief onder jouw commerciële norm ligt

Als jij de commerciële norm kent van jouw kantoor (het gewenste gemiddelde gerealiseerde uurtarief) kun je daar alle nieuwe offertes en potentiële nieuwe opdrachten aan toetsen. Je weet dan vooraf of een klant of opdracht wel of niet gaat bijdragen aan de realisatie van jouw kantoordoelstellingen.

Uiteraard kun je hierbij nog altijd commerciële afwegingen maken om zo nu en dan hier toch uitzonderingen op te maken maar dan weet je dat van tevoren. Deze manier van werken levert commercieel gezien binnen jouw kantoor voor iedereen die offertes uitbrengt enorm veel duidelijkheid op. In de praktijk kennen we inmiddels verschillende kantoren die als volgt redeneren:

“We zijn nu al heel druk met z’n allen. Klanten die wij willen bedienen, verdienen onze aandacht en de toegevoegde waarde die wij kunnen en willen leveren. Wanneer zich nu een klant meldt voor de standaard werkzaamheden en ons om een offerte vraagt, stellen wij een offerte op.

In die offerte nemen wij standaard ook een verbetertraject op waarvan wij overtuigd zijn dat wij deze klant hiermee een enorme dienst bewijzen. Uiteraard verhoogt dit de offerte(prijs) en heeft de klant hier niet om gevraagd.

Dit zorgt ervoor dat wij staan waarvoor we willen staan, dit zorgt onder andere voor:
– de toegevoegde waarde per klant die wij willen leveren;
– dat wij onze commerciële norm realiseren;
– dat we niet vergelijkbaar zijn met een ander (op prijs) hiermee beland onze offerte sowieso op een “ander stapeltje”

En last but not least dit zorgt ervoor dat wij bezig kunnen zijn met de werkzaamheden waarmee we bezig willen zijn zonder dat we het extra druk krijgen zonder extra rendement”.

Wil jij meer weten over de commerciële norm van jouw kantoor en wat dit voor jou kan betekenen, dan vertellen wij je er graag meer over.

5. Laat assistente een rol spelen in het advies werk waarmee je hun tarieven vaak kunt verdubbelen

Wanneer jij advieswerkzaamheden verricht voor klanten zul je dat waarschijnlijk tegen hogere tarieven doen dan jaarrekening werkzaamheden. Dit is in ieder geval bijna common sense bij veel kantoren die wij spreken.

Wanneer je adviestrajecten verkoopt tegen hogere tarieven (wellicht zelfs fixed fees) en hopelijk steeds meer gebaseerd op value pricing, heb je daar vaak weinig discussie over met klanten. Zij ervaren op dat moment de toegevoegde waarde die jij of het kantoor levert.

En met name dat laatste daar gaat het om. Zodra jouw kantoor meer gaat adviseren en jij en jouw collega’s betrekken ook de assistenten actief in die adviestrajecten levert dit o.a. de volgende voordelen op:

• Assistenten verrichten werkzaamheden (wellicht nog wat meer achter de schermen) tegen adviestarieven in plaats van de “normale” assistenten tarieven;
• Assistenten krijgen hierdoor een gevarieerder palet aan werkzaamheden;
• Assistenten kunnen zich hierdoor en hiermee laagdrempelig en snel ontwikkelen op (bedrijfseconomische) adviesvaardigheden;
• Een manier van opschalen van advieswerkzaamheden waar je mogelijk nog niet aan gedacht hebt;
• Al heel snel een kantoor brede verhoging van de tariefstructuur en daarmee de winstgevendheid van jouw kantoor.

Steeds meer worden wij gevraagd door accountants en administratiekantoren om deze en andere rendementstips te implementeren in hun praktijk. Dit levert vele mooie voorbeelden op die wij te zijner tijd weer zullen delen.

Wil je direct de waarde verhogen van jouw accountantskantoor?

Lees onze 5 tips over waarde verhoging en verhoog direct de waarde van jouw accountantskantoor!