Tijdgebrek? Zo maak je als kantooreigenaar toch tijd vrij voor aanvullende dienstverlening

Wij spreken veel kantooreigenaren van accountantskantoren die aangeven meer tijd vrij te willen maken voor ‘’nieuwe’’ of ‘’aanvullende’’ diensten. Deze ‘’nieuwe/ aanvullende’’ diensten kunnen verschillend zijn, het is voornamelijk gericht op financiële planning, controlling en advisering naar/voor klanten. Het doel is meestal om bestaande klanten nog beter/breder te bedienen en voorzien in hun wensen en behoeften.

Om deze nieuwe/ aanvullende diensten te kunnen leveren zal er tijd vrij moeten worden gemaakt, en daar zit (wat wij zien) vaak het struikelblok. Want hoe gaan we tijd vrijmaken in deze tijd, waar we over het algemeen (te) veel klanten bedienen en er aan de andere kant ook nog eens krapte op de arbeidsmarkt is. Hieronder hebben we een aantal suggesties uiteengezet waarvan we zien in de praktijk dat dit bij kantoren werkt. Dus heb jij tijdgebrek? lees dan snel verder want, zo maak je als kantooreigenaar toch tijd vrij voor aanvullende dienstverlening

zes tips om meer tijd vrij te maken voor aanvullende dienstverlening

1. Automatisering van repeterende werkzaamheden

Het automatiseren van repeterende werkzaamheden kan accountants veel tijd opleveren. De digitalisering/ automatisering van de boekhouding en facturatie zijn vaak de eerste stap. Vervolgens kan er nog worden gekeken naar het automatisch genereren van rapporten.

Bij een aantal van onze relaties zien we dat men al op een automatiseringsgraad van de boekhouding (scan & herken) zit van tussen de 70-90%. De werkzaamheden van de mensen in het administratieve proces veranderen hiermee steeds meer naar het controleren en signaleren tussentijds (controllersfunctie).

2. Uitbesteding van werkzaamheden

Het uitbesteden van bepaalde taken/ werkzaamheden kan accountants helpen om meer tijd vrij te maken voor nieuwe diensten en innovatie. Het inhuren van assistenten of juist het samenwerken met andere professionals kan zorgen voor minder werkdruk. Bepaalde werkzaamheden kunnen namelijk worden gedelegeerd.

Wij zien steeds meer kantoren bewust afstand doen van administraties voeren en de salarisadministratie zelf doen. Hiervoor wordt vaak de samenwerking aangegaan met kantoren die hierin zijn gespecialiseerd.

En, of stel jezelf eens de vraag, zouden we nog mensen kunnen inlenen voor bepaalde werkzaamheden? En met welke professionals in mijn netwerk werk ik al samen en hoe zouden we dit kunnen uitbreiden?

3. Optimalisatie van processen

Het optimaliseren van processen kan helpen bij het verbeteren van de efficiëntie. Het doel hiervan is om de bewerkingstijd en de doorlooptijd wat dichterbij elkaar te brengen en te verkorten. In de praktijk zorgt dit ervoor dat er minder tijd nodig is om bepaalde taken/processen uit te voeren.

Een voorbeeld van procesoptimalisatie is om het jaarrekeningproces in kaart te brengen.

Tip: Maak daarbij gebruik van waardestroom analyse. Welke personen (functies) zijn er op welk moment bij betrokken. Wat zijn de verschillende stappen. Waar wordt waarde vanuit het kantoor toegevoegd en waar lekt waarde en tijd weg? Andere vragen die je hierbij kan stellen zijn: waardoor komt dit? Over hoeveel tijd gaat het in totaal? En, hoe kunnen we dit verbeteren?

4. Plannen en prioriteren taken

Plannen, plannen en nog eens plannen, dit is een heel eenvoudig onderdeel om meer tijd vrij te maken voor het leveren van aanvullende of nieuwe diensten. We horen vaak dat accountants of kantooreigenaren ‘’geen tijd’’ hebben voor andere diensten of meer advies. De agenda is meestal volgepland en mocht er ruimte zijn, zijn het wel deadlines die gehaald moeten worden of ad-hoc vragen/ advieswerkzaamheden die beantwoord moeten worden.

Op deze manier blijft het ontzettend lastig om aanvullende diensten te kunnen leveren.

Tip 1: Maak doelstellingen voor de aanvullende diensten (in tijd, klanten, medewerkers en omzet). Blok op basis van die doelstellingen iedere week een X-aantal uren af in je agenda om bestaande klanten te voorzien van aanvullende dienstverlening.

Tip 2: Maak een prioriteitenlijst (jaar, kwartaal, maand, week en dag) aan die gerelateerd is aan boven genoemde doelstellingen. Het beoordelen van de waarde van bepaalde taken kan helpen bij het identificeren van taken die kunnen worden uitgesteld of geëlimineerd.

5. Investeren in de vaardigheden en competenties van medewerkers

Het investeren in je medewerkers kan helpen bij het creëren van meer tijd voor nieuwe diensten. Denk hier bijvoorbeeld bij aan het trainen/ ontwikkelen van medewerkers op assertiviteit, communicatieve vaardigheden, commerciële vaardigheden, proactieve houding, digitale vaardigheden e.d. Hierdoor kan men zelfstandiger werken waardoor er minder tijd in begeleiding gaat zitten. Ook kan het trainen/ ontwikkelen van medewerkers ervoor zorgen dat je bepaalde taken steeds meer kunt delegeren of overdragen, waardoor er kantoor breed meer tijd komt om nieuwe/ aanvullende diensten op te pakken.

Een extra voordeel van het investeren in medewerkers en in hun (persoonlijke) ontwikkeling is de dankbaarheid die je ervoor terugkrijgt.

Tip: Zorgen voor een goede work-life balance kan helpen aan werkgeluk van medewerkers. Medewerkers die goed uitgerust en gelukkig zijn, zijn over het algemeen productiever en beter in staat om zich te concentreren op hun werk.

6. Focus op de ”juiste” klanten

Focus op de voor jouw accountantskantoor juiste klanten. Elke klant is anders, sommige klanten zijn waardevoller dan anderen en sommige klanten vereisen meer aandacht en tijd. Het is niet alleen belangrijk om de kijken welke klanten het meeste bijdragen de missie van het kantoor. Het is hierbij ook belangrijk om te kijken naar welke klanten het meest bijdragen aan het werkgeluk van de medewerkers en uiteraard als laatste ook aan de winstgevendheid van het accountantskantoor.

Tip: bepaal eens met kantoor wat de ideale klant is voor jullie? Aan welke eisen moet die dan voldoen? Door je een beeld te vormen van deze ideale klant, je daarop te concentreren komt er mogelijk ook meer tijd vrij voor het leveren van nieuwe/ aanvullende diensten. Mits je dan ook afscheid durft te nemen van klanten die bij beter bij andere kantoren passen.

Kortom met deze greep uit acties die wij zien bij verschillende kantoren die erin slagen om nieuwe/aanvullende diensten te leveren, zou jij mogelijk ook binnen jouw kantoor iets kunnen doen. Belangrijk hierbij is om regelmatig de tijd te nemen om processen te evalueren en te kijken waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Zie dit als het werken aan jouw bedrijf. Dit zou naar rato zo’n 20% van jouw tijd als ondernemende accountant in beslag mogen/moeten nemen. Ook hiervoor geldt, plan deze tijd in in jouw toch al zo volle agenda.

Sta jij op het punt om méér tijd vrij te maken voor aanvullende dienstverlening binnen jouw accountantskantoor? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op en wie weet kunnen we iets voor jou betekenen!