Leestip: The McKinsey way

The Mckinsey way

Als accountant en bedrijfsadviseur heb je natuurlijk gehoord van McKinsey. Geen enkel adviesbureau ter wereld is zo bekend als McKinsey. Dit boek is dan ook een “Must read” voor iedere adviseur. Must read zegt het al, het boek is verschenen in het Engels.

Managementgoeroes als Tom Peters, Kenicho Ohmae en Jon Katzenbach hebben kennis opgedaan bij McKinsey en ook enkele van de bekendste topmanagers waren werkzaam bij McKinsey.

Het boek ‘’The McKinsey Way’’ omschrijft de door McKinsey ontwikkelde managementtechnieken en -tools, die de adviseurs gebruiken bij het adviseren van hun klanten. Deze technieken worden uitgebreid behandeld in het boek.

Het boek is opgebouwd in 5 delen:

Deel 1: The McKinsey way of thinking about business problems

Deel 2: The McKinsey way of working to solve business problems

Deel 3: The McKinsey way of selling solutions

Deel 4: Surviving at McKinsey

Deel 5: Life after McKinsey

In deze samenvatting gaan we kort in op de eerste 3 delen omdat we denken dat jij als MKB adviseur daar het meeste aan hebt.

 

Deel 1: The McKinsey way of thinking about business problems

Deel 1 gaat heel concreet in op het benaderen, analyseren en identificeren van de problemen of uitdagingen. Dit deel van het boek begint met de mindset, hoe jij als adviseur tegen probleem oplossen aankijkt.

De oplossing moet altijd:
– Gebaseerd zijn op feiten (onderbouwd);
– Gestructureerd zijn;
– Hypothesis gedreven zijn.

Voordat je begint met het probleem te analyseren weet je dat je met bovenstaande attributen gaat bouwen aan de oplossing.

Bouwen aan de oplossing:

  1. Ben niet bang voor de feiten, jaag op de feiten en gebruik ze. De feiten leggen en pad naar jouw oplossing.
  2. Structureer je denken en werken, ben hierbij compleet en vermijd verwarring en overlapping. Hierbij gebruikt McKinsey de zin: Feel free to be MECE.
    MECE staat voor: mutually exclusive, collectively exhaustive.
  3. “Solve the problem at the first meeting – The initial Hypothesis”.
    Het oplossen van een complex probleem is als het beginnen aan een lange reis. Je eerste hypothese werkt als een kaart (routemap) naar de oplossing van het probleem.

Het ontwikkelen van de aanpak:

  • Het probleem is niet altijd het probleem (iets dat in het MKB maar al te vaak speelt en zeer herkenbaar is, veel klanten weten dat ze een probleem hebben maar niet welk);
  • Vindt het wiel niet op nieuw uit;
  • Iedere klant is uniek;
  • Maak de feiten niet passend bij de oplossing (blijf open minded en flexibel);
  • Zorg ervoor dat de oplossing past bij de klant;
  • Soms moet je de oplossing naar je toe laten komen (dan werkt een initiële hypothese wellicht niet maar zorgen de feiten en jouw analyse ervoor dat je toch tot een oplossing komt);
  • Sommige problemen kun je niet oplossen… los ze toch op!

De 80 / 20 Regel en andere regels om je aan te houden:

Dit hoofdstuk bevat een aantal regels die consultants van McKinsey (gezamenlijk) handig vinden bij het oplossen van problemen:

  • 80/20 regel een die veel snelle inzichten kan geven en deze gaat bijna altijd op, kortom neem ‘m mee in je toolbox;
  • Probeer niet de zee aan het koken te krijgen: “ Werk slimmer niet harder” Bijvoorbeeld bij het verzamelen van feiten, genoeg is genoeg. Meer dan genoeg feiten verzamelen is tijdsverspilling.
  • Zoek naar de key drivers. Focus je op de belangrijkste 3-6 factoren.
  • “The Elevator test” Ken je oplossing en zorg dat je deze in 30 seconden een “Elevator ride” kunt uitleggen “pitchen”;
  • Pluk altijd het laaghangende fruit;
  • Maak aantekeningen van wat je geleerd hebt iedere dag. Het helpt je denkkracht en laat je belangrijke zaken beter onthouden;
  • “Hit Singles”: Je kunt niet alles, probeer dat ook niet. Doe wat er van je verwacht wordt goed en doe dat direct goed.
  • Kijk altijd naar het grotere plaatje “the Big picture”. Probeer regelmatig met een helicopterview boven de materie te hangen;
  • Ben eerlijk en durf je kwetsbaar op te stellen als je iets niet weet;
  • Neem geen genoegen met “ik heb geen idee”

 

Deel 2: The McKinsey way of working to solve business problems

Deel 2 gaat over het implementeren van het probleem oplossingsmodel op een dag tot dag basis.

1. Het verkopen van diensten
–   Verkopen zonder te verkopen;
–   Zorg dat je waar kunt maken wat je belooft (Vaak hoge druk om het maximale te realiseren in een minimum van tijd);
–   McKinsey factureert per uur tegen een aanzienlijk uurtarief.

2. Het samenstellen van een team
–   “You’ll never walk alone, or at least you’ll never work alone”;
–   Zorg voor een goede mix: competenties, expertise, ervaring, kennis, senioriteit;
–   “Temperatuur” het team om te weten hoe zij zich voelen, zodat men goede prestaties kan leveren;

3. Het beheren van de hiërarchie
–   “If you make your boss look good, your boss will make you look good. (zorg voor elkaar);
–   Neem de ruimte, ben assertief tot dat iemand jou vertelt die niet te doen;

4. Het onderzoeken
–   Iedere opdracht begint met het onderzoeken van het probleem;
–   Vind het wiel niet uit (deel 2), het kan goed zijn dan een collega of jijzelf een voorkomend probleem al eens eerder hebt opgelost?;
–   Specifieke onderzoek tips:
–   Start met de jaarrekening;
–   Kijk uit naar uitschieters;
–   Kijk uit naar best practices.

5. Het afnemen van interviews
–   Schrijf een interview leidraad (dit dwingt je ook tot nadenken in structuur e.d.);
–   Ben voorbereid, zorg dat je weet wat je wilt weten/vragen;
–   Vragen, doorvragen, luisteren, samenvatten en noteren, en onderbreken indien nodig;
–   7 tips voor succesvol interviewen:
–   Zorg dat de leidinggevende van degene die je interviewt de afspraak inplant;
–   Interview in koppels, met 2’en hoor je meer, zie je meer en kun je meer onthouden en interpreteren:
–   Luister en ga niet sturen;
–   Parafraseren, parafraseren, druk iets uit in eigen woorden;
–   Gebruik de indirecte aanpak (ben gevoelig voor het gevoel van de geïnterviewde);
–   Vraag niet te veel;
–   Gebruik de Columbo tactiek: “stel belangrijke vragen “of the record” min of meer na het interview in meer ontspannen setting wanneer de druk er af is.
–   Leef je in in de geïnterviewde, hoe zou hij/zij dit interview ervaren (spannend, onzeker, ed.);
–   Leer door het te doen en dan kom je er ook achter hoe je met “lastige” interviews om dient te gaan;
–   Schrijf na een interview altijd een bedankbriefje of -mail.

6. Brainstormen
–   Goede voorbereiding is het halve werk;
–   Start met een blanco board. Laat de vooroordelen achterwege. Baseer je op feiten en kijk of je hier op een andere manier naar kunt kijken;
–   Er zijn geen slechte ideeën;
–   Er zijn geen domme vragen;
–   Ben voorbereid om je eigen mening/ideeën over boord te gooien;
–   Weet wanneer er voldoende tijd is verstreken en grijp dan in;
–   Maak notities van hetgeen besproken;
–   Enkele brainstorm varianten:
–   De Post – it / Brown paper manier;
–   De flipover manier: Hang Flipover vellen op met verschillende onderwerpen en laat iedereen daarop schrijven;
–   Start met de buikpijn, vraag de aanwezigen eerst om kritiek te geven op…… daarna kan iedereen de positieve kant belichten.

 

Deel 3: The McKinsey way of selling solutions

Deel 3 gaat over hoe je de oplossing verkoopt, presenteert, communiceert.

1. Maak een presentatie
–   Werk gestructureerd, neem de lezer/aanwezige mee in de presentatie;
–   Goed is goed, streef hierbij geen perfectionisme “Don’t let the best be the enemy of the good”;
–   Informeer alle belanghebbende voor de presentatie al over voor hen belangrijke uitkomsten uit het onderzoek en de oplossing/het advies.

2. Geef data weer met grafieken
–   Hoe het simpel en overzichtelijk, per grafiek/sheet 1 boodschap;
–   Gebruik een watervaldiagram om de flow te kunnen laten zien/uit te leggen.

Voorbeeld watervaldiagram “Waterfall chart in Excel”:
Waterfall chart Excel

3. Het organiseren van de interne communicatie
–   Laat de informatie stromen, informatie in het team is als benzine voor een auto;
–   Drie sleutels voor een effectieve boodschap:
–   Houdt het beknopt
–   Ben grondig in het formuleren
–   Breng structuur aan in de boodschap
–   Houdt je aan geheimhouding, kijk over je schouder, weet wanneer je kunt/moet praten.

4. Werken met klanten
–   Houdt de klant altijd aan jouw zijde, zeker als je in teams werkt waarbij medewerkers van de klant betrokken zijn;
–   Tegenwerkende medewerkers uit het team, overboord zetten indien mogelijk en werk er anders omheen;
–   Betrek de klant bij het proces, houdt ze betrokken;
–   Afhankelijk van het type opdracht, zorg voor voldoende draagvlak, connectie e.d. in het hele bedrijf.
–   Ben rigoureus t.b.v de implementatie. Verandering teweeg brengen is veel werk. Ben hierbij grondig en rigoureus en maak iemand
     verantwoordelijk om de “draai” te maken en te slagen.

Het boek The McKinsey way is geschreven door Ethan M. Rasiel.

Lijkt dit boek jou interessant? Het boek is te bestellen op Bol.com.

De McKinsey way
Vind je dit een interessant artikel? Deel het met je netwerk en help ons nog meer professionals te bereiken!