Dashboarding in accountancy, een doel of middel?

“Wij doen al aan dashboarding’, is een veel gehoorde kreet binnen de accountancy. Maar wat houdt dit eigenlijk in? Zonder al te veel door te vragen, lijkt het net of iedereen aan dashboarding doet. Maar wanneer je doorvraagt, dan wordt dashboarding op 1001 manieren uitgelegd.

In dit artikel worden de zin en de onzin van een dashboard uitgelegd, zoals wij die regelmatig in de praktijk tegenkomen.

Met behulp van dashboarding de eindgebruiker meer inzicht geven

Met een dashboard kun je de eindgebruiker een grafisch overzicht en inzicht geven in de resultaten van zijn bedrijf. Iedereen weet inmiddels wel dat grafisch informatie weergeven beter “leest” en dat de lezer dit beter onthoudt dan enkel met het presenteren van droge cijfers en woorden. Maar wat nu als hij geen beter inzicht krijgt? Als de uiteindelijke (eind) gebruiker van het dashboard er niet beter van wordt?  Wat bereik je er dan mee? Waarom heb je er dan in geïnvesteerd? Én last but not least: hoe werk je ermee?

4 veel voorkomende valkuilen van een dashboard

In de praktijk zien we dat voor alles wel een dashboard te maken is. Enkele veel voorkomende valkuilen bij het inrichten van een dashboard zijn:

• Te generiek gemaakt (te weinig naar de situatie toegespitst/gestandaardiseerd);
• Overkill aan informatie (teveel metertjes);
• Opgesteld in de taal van de leverancier/adviseur;
• Opvolging en werking (nu is het dashboard er, en dan …..);

Alles is te monitoren, aan data geen gebrek. Zoals sommige accountants het zeggen: “Het begint pas bij de jaarrekening“, zo zien wij dat ook met dashboarding. Hier begint het pas mee, en hoe zorg jij er nou voor dat het, zoals ze in België ook zeggen,: “Niet bij de toeters en de bellen blijft” maar dat een ondernemer er ook echt mee aan de slag kan?

Dashboarding in de accountancy

In de accountancy ontstaan op alle fronten dashboards. De een nog mooier en completer dan het andere. Dashboards die ontwikkeld worden door de kantoren zelf en in samenwerking met of door softwareleveranciers. Altijd met de beste bedoelingen.

Deze dashboards zijn bedoeld om de ondernemer grafisch een sneller en beter inzicht te geven in de prestaties van hun bedrijf of in de voortgang van bepaalde processen. Uitgebreide en volledige ERP-pakketten liggen hieraan vaak ten grondslag. Wat is hier mis mee, zou je in eerste instantie denken?

Van dikke rapporten naar een dashboard?

Er is tegenwoordig zoveel data en informatie voorhanden, dat we bijna niet meer weten welke (het meest) relevant is. Voor ons als financials goed te interpreteren en zeer volledig. We kunnen hier dan ook veel nuttige informatie en inzichten uit halen en klanten mee adviseren.

Maar geldt dat ook voor de ondernemer die vaak over een minder financieel inzicht beschikt? De ondernemer die dagelijks bezig is met het runnen van zijn bedrijf en liefst niet te veel met cijfers bezig is? In de praktijk zien we hier eigenlijk vaak een verschuiving van dikke rapportages vol met zinnige en niet zinnige informatie, naar grote dashboards vol met zinnige en niet zinnige metertjes. Wat is het doel van het dashboard, en hoe zet je “de ondernemer aan de knoppen”?

De meerwaarde van een (beknopt) dashboard

Een dashboard heeft absolute meerwaarde voor een ondernemer en diens adviseur. Wij zijn ervan overtuigd dat een ondernemer met behulp van een dashboard al heel snel tot verbetering kan komen, mits:

• het maximaal 3 tot 5 metertjes bevat;
• de metertjes samen met de ondernemer zijn opgesteld;
• aan het betreffende metertje samen met de ondernemer een doel/norm is gekoppeld;
• de ondernemer weet wat hij kan/moet doen wanneer een metertje een afwijking van de norm
  aangeeft;
• de adviseur actief en proactief betrokken blijft.

De juiste informatie ligt meestal voor het oprapen. In de praktijk komen we echter vaak tegen dat een ondernemer gewoon niet weet waarop hij kan sturen. Dit is dan ook stap 1 bij het inrichten van een dashboard voor een ondernemer: Kijk samen met de ondernemer waarop hij kan/moet sturen en verwerk dat in zijn dashboard. Het moet zijn dashboard worden, hij moet er mee kunnen werken net zoals hij doet met het dashboard in zijn auto.

Reden van dashboarding

Wat is nu werkelijk de reden dat je een dashboard inzet bij jouw klanten? Een goed dashboard…. is nog winst! Laat staan dat een dashboard altijd leidt tot meer toegevoegde waarde voor jouw klanten.

Begin altijd bij de behoefte van de klant. Waarom is een dashboard goed voor hem? Betrek de ondernemer vervolgens altijd goed bij de ontwikkeling. Als je dat niet doet, schiet het dashboard zijn doel compleet voorbij en leidt het zelfs tot afbreukrisico. En dat is wel het laatste dat je wilt bereiken. Zie het dashboard als een verlengstuk van je advieswerk en als een middel om de relatie met je klant te versterken.