Ontsnap aan de werkdruk; 5 eenvoudige tips voor meer rust binnen jouw accountantskantoor

Een terugkerend onderwerp tijdens onze gesprekken met vennoten is het creëren van rust. Zowel vennoten als medewerkers ervaren regelmatig een behoorlijke werkdruk. Hoe meer overheidsmaatregelen worden opgelegd, hoe drukker accountants het krijgen.

Om snel meer rust in jouw kantoor te krijgen kun je concreet een aantal zaken beetpakken. Uit de verschillende adviestrajecten bij accountantskantoren, hebben wij hieronder een vijftal goed bruikbare en eenvoudige tips uiteengezet.

Gegarandeerd, dat wanneer je hiermee serieus aan de slag gaat, dit jouw en jouw collega’s rust oplevert en als extra bijvangst “tijd”.

5 tips voor meer rust IN jouw accountantskantoor

1. COMMUNICATIE

Ga in gesprek met een aantal medewerkers om erachter te komen waar verbeterpunten mogelijk zijn ten aanzien van communicatie en planning. Door de drukte van alledag, schiet het er vaak bij in om even de tijd te nemen voor elkaar en om elkaar te informeren en te zorgen dat er bedrijfsbreed geleerd kan worden van de “Tops en de Flops”. Bonustip: Begin de week met een weekstart van max. 30 minuten om kort terug te blikken op vorige week, wat ging er goed en wat hebben we geleerd? Om dan vervolgens de prioriteiten en planning van komende week te bespreken en hoe deze aan te vliegen.

2. pROCESOPTIMALISATIE

Neem jullie belangrijkste (productie)proces samen met een aantal medewerkers onder de loep. Beoordeel hierbij samen wat er sneller, beter, in een keer juist kan en met welke (onnodige) stappen/werkzaamheden je beter kunt stoppen. Gebruik hierbij de zogenaamde waardestroom analyse. Je zal zien dat je hiermee al heel snel kleine verbeteringen kunt doorvoeren die tot grote resultaten, blijdschap en tijdswinst zorgen.

3. kLANTKEUZE HUIDIGE KLANTEN

Maak jaarlijks een klantanalyse. Beoordeel met deze analyse op basis van besteedde tijd, gefactureerde omzet en de aard van de klantrelatie of je bepaalde klanten nog wel wilt bedienen. Bonustip hierbij: begin in je debiteurenlijst met de onderste bedragen. Breng op deze manier je ABCD-klanten in kaart. Koppel deze onderste bedragen aan welke klanten jou en de medewerkers meer energie kosten dan dat ze opleveren.

4. pLANNEN

Wanneer de klant een acute/voor hem of haar urgente vraag bij jou neerlegt, zien we vaak dat medewerkers stoppen met de werkzaamheden waar ze mee bezig waren, om direct de vraag van de klant te beantwoorden.

Hierdoor wordt de aandacht voor de ene klant, kort naar de andere klant verlegd, om vervolgens weer terug te gaan naar de werkzaamheden waarmee men bezig was. Regelmatig zien we vervolgens dat aan het einde van de dag de ‘’verloren’’ uren op indirect worden geschreven. Een manier om dit op te lossen is om iedere dag 2 á 3 tijdsloten in te plannen in de agenda voor acute/urgente klant- of medewerker vragen. Bijvoorbeeld; ochtends, middags en einde dag. Hierdoor kan iedereen geconcentreerd blijven werken, en kan tijdens deze tijdsloten ook declarabel aan deze acute klantvragen gewerkt worden. Andersom geldt dit ook. Medewerkers kunnen tijdsblokken in de agenda afblokken waarin men ongestoord aan een klantdossier kan werken. Voor iedereen is dan duidelijk dat dit niet de momenten zijn om gestoord(verstoord) te worden met andere zaken.

Dit werkt over het algemeen zeer prettig voor iedereen binnen het kantoor. De meeste mensen op een accountantskantoor vinden het namelijk heerlijk om hun planning van het begin van de dag volledig af te kunnen werken. Uiteraard houdt dit wel in dat iedereen elkaars agenda hoort te respecteren wat samengaat met een bepaalde gedragsverandering binnen de organisatie.

5. dROOMKLANT (h)ERKENNEN

Maak een heel duidelijk beleid over welke klanten jullie als kantoor nog als nieuwe klant willen aannemen. Waaraan moet deze klant voldoen? Communiceer dit ook met alle collega’s zodat iedereen weet welke nieuwe klanten gewenst zijn en welke niet.

Wil jij ook meer rust creëren binnen jouw accountantskantoor, maar weet je niet waar te beginnen? Speciaal voor accountantskantoren hebben wij het RITT programma ontwikkeld. Nieuwsgierig en meer weten over het RITT programma?  Neem geheel vrijblijvend contact met ons op en wie weet kunnen we iets voor jou betekenen!