De methode

De methode

De MKS methode is voortgekomen uit een jarenlang promotieonderzoek in samenwerking met de Universiteit van Groningen naar ondernemingsplanning en managementinformatie binnen het MKB. Dit onderzoek is bekroond met een proefschrift.

In het onderzoek is zowel gekeken naar de korte- als de middellange termijn van ondernemingsplanning. Dat wil zeggen, korte termijn operatie en winst, lange termijn strategie en waarde. Lees hieronder verder…

Meer over de Methode

In de praktijk wordt strategie, missie en visie (lange termijn) door veel ondernemers als abstract ervaren. Je kunt daar niet meteen iets mee, het concreet en meetbaar maken is lastig en wat levert het op korte termijn op? Bij het in de praktijk toepassen van MKS zijn we er achter gekomen dat wanneer we met een ondernemer over strategie wilden spreken, ze dit vaker voor zich uitschoven. Ook zijn we er achter gekomen dat wanneer we de insteek kiezen vanuit bedrijfseconomisch oogpunt, het korte termijn winstverbeterpotentieel, dat ondernemers niet konden wachten om te beginnen.

Deze inzichten hebben ertoe geleid dat in de MKS advies aanpak het startpunt juist de kort termijn is geworden. We hebben dit zo doorontwikkeld dat dit de korte termijn betreft waarop ondernemers direct zelf invloed uit kunnen oefenen. Door het bedrijfseconomische aspect over te laten lopen in keuze mogelijkheden (ist en soll positie) ontstaat er een inspirerende adviesaanpak waarbij korte- en lange termijn bedrijfsvoering op natuurlijke wijze in elkaar overlopen.

Jarenlange ervaring in de praktijk en diverse praktijkonderzoeken en benchmarkonderzoeken met behulp van de MKS methode, tonen aan dat in de onderzochte branches de best scorende bedrijven telkens een 3 x hoger resultaat realiseren dan het gemiddelde in die branche. Daarnaast is een belangrijk inzicht geweest dat ieder bedrijf gestuurd kan worden op 6 resultaatbepalers. Dit zijn 6 resultaatbepalers die gezamenlijk 80% van het bedrijfsresultaat bepalen en waarop de ondernemer zelf dagelijks invloed uit kan oefenen.

De MKS methode zoals deze geëvolueerd is, is uitermate geschikt voor MKB ondernemers die over goede handzame managementinformatie willen beschikken en die op zoek zijn naar meer grip, focus en rust. Daarnaast leidt het werken met MKS in de praktijk vaak al binnen 3 maanden tot een structurele winstverhoging.

Voor MKB adviseurs bieden MKS en MKS.Tools een gestructureerde adviesaanpak om ondernemers te adviseren en te begeleiden bij bedrijfsdoorlichting, rendementsverbetering, ondernemingsplanning, planning en control en waardecreatie.

Om deze methode goed toepasbaar te maken hebben wij gewerkt aan een gestructureerde adviesmethodiek voor het MKB. De kennis en ervaring met deze aanpak delen wij met accountants en adviseurs in Nederland en België. Wij hebben hiervoor de MKS.Academy opgericht en hebben voor de verschillende masterclasses en trainingen de accreditatie ontvangen om daar PE uren aan te koppelen voor Accountants en Register Belastingadviseurs.

Om deze methode zowel voor de ondernemer als de accountant succesvol, praktisch en inspirerend te maken hebben wij zelf online- en offline tools ontwikkeld die wij ter beschikking stellen aan de partnerorganisaties.

In de praktijk bestaat de MKS aanpak  uit 3 stappen en tevens niveau’s van advisering. Lees hieronder meer over de 3 stappen.

De drie stappen uit de MKS-methode

Het begint met de aandacht van de ondernemer. Deze krijg je heel snel met de quickscan die speciaal hiervoor ontwikkeld is.
In deze quickscan maak je een 0-meting waarbij je de ondernemer inzicht geeft in de huidige situatie. Op basis van deze 0-meting breng je tevens het verbeterpotentieel in kaart op basis van de 6 resultaatbepalers. Hiervoor is geen uitgebreide cijferanalyse nodig, slechts de hoofdcategorieën uit de jaarrekening of tussentijdse cijfers.

Inzicht en bewustwording zijn in deze stap het belangrijkste doel. Met behulp van de 6 resultaatbepalers laat je een ondernemer zien dat slechts kleine aanpassingen al tot enorme resultaatverbetering kunnen leiden. Samen met de ondernemer analyseer je welke verbeteringen reëel zijn en bij de competenties en ambities van de ondernemer passen.

De quickscan levert op hoofdlijnen direct deze inzichten op:

  • De huidige situatie (bedrijfseconomische foto)
  • Het verbeterpotentieel
  • De kostprijs
  • De 6 resultaatbepalers
  • De begroting
  • De KPI’s

De volgende stap uit de MKS-methodiek is de bedrijfsdoorlichting. Met behulp van het MKS Winstcanvas maak je samen met de ondernemer een uitgebreide analyse, in een aantal sessies licht je samen heel het bedrijf door en laat je de ondernemer antwoord geven op de “hoe vraag” van het winstverbeterpotentieel.
Deze stap is diepgaander dan de quickscan, hier zoom bijvoorbeeld verder in op de 6 resultaatbepalers en de bijbehorende KPI’s. Samen ga je op zoek naar het antwoord op vragen als:

  • Wat kost jouw bedrijf nou eigenlijk per dag?
  • Wat is de kostprijs?
  • Hoeveel dagen is het bedrijf operationeel?
  • Wat is de capaciteit die je iedere dag, week of maand moet realiseren?
  • Wat is de winstcapaciteit?
  • Waar ligt het grootste verbeterpotentieel?
  • Hoe geef je daar invulling aan?
  • Waar wordt geld aan verdiend (klanten/producten/diensten/kanalen, etc)?
  • Hoe bereken je de (minimale) verkoopprijs?

Door het doorlopen van deze sessies en de antwoorden op bovengenoemde vragen is de ondernemer zelf in staat om een goede begroting te maken. Om beter te calculeren, om (strategische) keuzes te maken en om meer grip en sturing te krijgen op het bedrijf. De ondernemer kan zijn bedrijf vanaf dit moment sturen op de achterkant van het bierviltje.

De uitkomst van de bedrijfsdoorlichting is dat niet alleen jij als accountant inzicht hebt in het bedrijf maar juist ook de ondernemer. Hierdoor stel je hem in staat zijn bedrijf beter te sturen op basis van financiële indicatoren. Deze stap wordt samengevat in het jaarplan waarin een gedegen begroting en Actie- & Verbeterplan is opgenomen.

In deze derde stap van bedrijfsbegeleiding ben jij als MKS-adviseur de coach, sparringpartner of trusted advisor van de ondernemer. Je spiegelt de ondernemer, houdt hem scherp en on track.

Periodiek (per week of maand) bereken je samen het bedrijfsresultaat zonder dat de administratie daar een rol in speelt. Je stemt dit periodiek af met de administratie die hierbij als controle middel dient. Op deze manier blijft de ondernemer continu, desgewenst per week op de hoogte van de voortgang. Je houdt een vinger aan de pols en bewaak je samen de voortgang van het Actie- en Verbeterplan.

Afwijkingen worden tijdig gesignaleerd, geanalyseerd en vervolgens bepaal je samen of er bijgestuurd moet worden en hoe.

Voor deze bedrijfsbegeleiding hebben we het ResultatenVolgSysteem ontwikkeld, dat de samenwerking tussen de adviseur en de ondernemer bevorderd.
De managementinformatie op basis van de 6 resultaatbepalers is hiermee wekelijks inzichtelijk en voorhanden. Deze begeleiding levert bij zo’n 90% van de ondernemers al binnen 3 maanden meer winst op.

De Rendementsanalyse

De rol van de rendementsanlayse is om snel en concreet het (winst)verbeterpotentieel van een bedrijf in kaart te brengen. Uit deze quickscan die gebaseerd is op de jaarrekening wordt heel snel inzichtelijk waar sprake is van verbeterpotentieel of ook wel sprake is van winstlekkage. In een oogopslag wordt duidelijk op welke resultaatbepaler(s) de aandacht gevestigd zou moeten worden. Deze tool is zo opgezet dat je er heel eenvoudig verschillende scenario’s mee door kunt rekenen. Dit is bijvoorbeeld voor financieringsaanvragen een mooi hulpmiddel.

De analyse geeft ook direct een indicatie van onder andere de kostprijs van een bedrijf. De rapportage die uit deze analyse volgt geeft de ondernemer heel duidelijk een richting en indicatie van de extra winst die hij het komende jaar kan maken. Hiermee is voor de accountant-adviseur dan ook heel snel inzichtelijk of en welk verbeterpotentieel aanwezig is en past bij de ambities en de competenties van de betreffende ondernemer.

Geen uitgebreide, tijdrovende analyses meer. Maar heel to the point.

Het jaarplan

De rol van het Jaarplan is richting geven en inhoud geven aan de resultaatbepalers en de bij behorende normen (KPI’s). Het Jaarplan is de samenvatting van een bedrijfsdoorlichting die samen met de ondernemer heeft plaatsgevonden. In het Jaarplan is daarmee invulling gegeven aan een meer dan adequate begroting.

Tevens is om het veranderings- en verbeteringsproces te bevorderen en te kunnen monitoren een Actie- en Verbeterplan opgenomen. De kracht van de methode is dat de ondernemer diens jaarbegroting voortaan heel eenvoudig kan terugrekenen naar dag- of bijvoorbeeld uur begroting en het hangt allemaal met elkaar samen. Hierdoor kan een ondernemer op dagbasis zijn bedrijf aansturen en toch het grotere doel in ogenschouw houden. Op dagbasis weet hij of hij een bijdrage levert aan het grotere geheel.

Resultatenvolgsysteem

De rol van het ResultatenVolgSysteem (RVS) is het op week, maand, vier weken, kwartaal basis inzichtelijk maken van de cruciale managementinformatie met betrekking tot de 6 resultaatbepalers. Eigenlijk is dit een digitaal bierviltje voor de ondernemer.

Iedere ondernemer die zijn 6 resultaatbepalers kent met bijbehorende normen (KPI’s), heeft geen administratie meer nodig om op te sturen. Met de MKS aanpak ben je als ondernemer in staat om op basis van de 6 resultaatbepalers en de werkelijke capaciteit in een bepaalde periode, het resultaat te berekenen op de achterkant van het bierviltje. Wij hebben daar het RVS voor ontwikkeld wat ook had kunnen staan voor reëel “Resultaat Voorspellings Systeem”. Omdat in de MKS methode de administratie een minder prominente rol krijgt, heeft RVS een unieke dashboarding functie. Zonder dat de administratie bij hoeft te zijn weet een ondernemer toch wekelijks hoe hij gepresteerd heeft. Hierdoor wordt de terugkijk cyclus korter, speelt men korter op de bal en is bijsturen eenvoudiger en tijdiger te doen.

In het ResultatenVolgSysteem wordt eens per periode (vaak parallel met de BTW aangifte) de administratie ook bij deze managementinformatie betrokken. De administratie heeft dan meer een controlerend karakter. Hierdoor kan periodiek als het ware de begroting naast de RVS worden gelegd en naast de administratie, dit geeft vaak een completer en beter beeld van de prestaties van het bedrijf op dat moment.

Het MKS en het RVS zorgen er dus voor dat jij, als accountant, een proactieve adviseur wordt die wekelijks en/of maandelijks samen met de ondernemer de realisatie van het verbetertraject bewaakt.

Tussentijdse cijfers

De rol van de tussentijdse cijfers is van controlerende aard. Per maand of per kwartaal worden deze betrokken bij de managementinformatie in het ResultatenVolgSysteem. De eventuele afwijking tussen deze cijfers en die in het ResultatenVolgSysteem vormen het onderwerp van het begeleidingsgesprek. Deze afwijkingen worden samen met de ondernemer geanalyseerd, zodat hij hier ook zoveel mogelijk van kan leren en worden daarna indien nodig gecorrigeerd.

Op deze cijfers zitten/zaten veel ondernemers niet altijd te wachten. Veelal omdat deze niet volledig begrijpelijk zijn en altijd betrekking hebben op het verleden. En in veel gevallen zijn deze tussentijdse cijfers niet te vergelijken met een begroting, simpelweg omdat deze nog ontbrak.

Hoe kun je deze tussentijdse cijfers nu voor iedere ondernemer begrijpelijk omslaan naar de toekomst? Eenvoudig met het gebruik van het ResultatenVolgSysteem.

Hiermee worden de begeleidende gesprekken geen “saaie cijfer”gesprekken, er wordt alleen maar over de afwijkingen gesproken. Deze gesprekken zijn bedrijfs- en toekomstgericht op een manier die de ondernemer begrijpt. Tussentijdse cijfers worden een deugt en ondernemers willen deze ook voortaan altijd up-to-date hebben.

Strategisch plan

De rol van strategie en een strategisch plan binnen de MKS methode is het uitstippelen en vastleggen van de lange termijn doelstellingen van een bedrijf. Tijdens de bedrijfsdoorlichting wordt hier vaak al de basis voor gelegd. Ondernemers kunnen met behulp van de bedrijfsdoorlichting betere strategische keuzes maken. Deze vormen vaak al de contouren van een te volgen strategie. Tijdens de bedrijfsdoorlichting kan de accountant-adviseur verder ingaan op strategische onderwerpen als:

  • Wie is de ideale klant;
  • In welke segmenten/markten/kanalen etc. wil het bedrijf actief zijn;
  • Een SWOT-analyse;
  • Missie, Visie e.d.;
  • Kostenstructuur;
  • Verdienmodellen;
  • Prijsstelling;
  • Omvang;

De bedrijfsdoorlichting resulteert min of meer in een strategisch plan voor 1 jaar volledig onderbouwd met cijfers. Wanneer er bij de bedrijfsdoorlichting onvoldoende tijd of behoefte is om de strategische issues verder uit te diepen, leent ook de bedrijfsbegeleiding zich hier goed voor. Tijdens de bedrijfsbegeleiding komen ook vaak onderwerpen van strategische aard aan de orde, simpelweg omdat de ondernemer de accountant-adviseur is gaan zien als business coach / sparringpartner / trusted advisor.

In de MKS methode wordt van cijfers informatie gemaakt. Daarnaast is strategie vorming vaak een logisch onderdeel van het proces zonder dat dit expliciet besproken hoeft te worden.

Meerjaren begroting

De meerjaren begroting is vaak een middel om de lange termijn strategie / missie van een bedrijf concreet te maken en te vangen in cijfers. Waar voorheen vaak sprake was van begrotingsperioden van 5 tot zelfs 10 jaar, is in deze tijd van continue verandering en ontwikkeling een periode van 3 jaar vaak realistischer. Deze begroting geldt dan ook als richtinggevend.

De begroting die in het Jaarplan wordt opgenomen is maar voor 1 jaar. De hele MKS methode is erop ontwikkeld dat deze begroting taakstellend is en dat ondernemers hierop invloed uit kunnen oefenen en kunnen sturen. Wanneer een ondernemer gewend is geraakt om taakstellend volgens een begroting te werken, wordt deze ook vaker gerealiseerd. In de praktijk blijk dat dit dan ook vaker geldt voor de begrotingen in de jaren daarna.

De voorspelbaarheid van het resultaat wordt hiermee jaar na jaar groter, hetgeen een direct positief effect heeft op de waarde van een bedrijf.

Tools

Voor elk moment en elke fase de juiste tool. De rol van MKS.Tools is het makkelijker, leuker, sneller en inspirerend maken van de adviesfunctie. MKS.Tools is speciaal ontwikkeld voor accountants en adviseurs die het verschil willen maken bij en voor klanten. De tools zijn nooit klaar en worden verbeterd en aangevuld op basis van de behoefte van MKS adviseurs in de praktijk.

Wij geloven niet in enkel digitalisering, big data en artificial intelligence, en zeker niet de komende jaren binnen het MKB. Ons motto is, wat dat betreft,  hoe meer cijfers en data voorhanden zijn hoe beter, daar kun je als adviseur informatie van maken. “Laat cijfers spreken” en “Keep it stupid simple”.

Dit is ook de reden dat wij altijd zullen kijken naar welk hulpmiddel het beste past bij een bepaald adviestraject. Het is ook om die reden dat wij bijvoorbeeld het MKS Winstcanvas ontwikkeld hebben.

Proefschrift MKS

Het MangementKompasSysteem is zowel in theorie als praktijk een bewezen aanpak. Het proefschrift is de bekroning op een jarenlang onderzoek in samenwerking met de Universiteit van Groningen.

Theorie is leuk en belangrijk, belangrijker vinden wij het dat jij als accountant / adviseur en ondernemer hier direct je voordeel mee kunt doen. Dat is ook de reden dat wij de kern van de methode hebben samengevat, zelfs tot op de achterkant van een bierviltje. In de praktijk zijn inmiddels meer dan 400 accountants en adviseurs opgeleid die hiermee bij hun relaties in het MKB succesvol het verschil maken.

Wil jij een digitale versie van de samenvatting of het bierviltje? Vraag het hieronder aan.