Tips die je kunt meenemen als accountant bij het uitvoeren van traditionele werkzaamheden

Vaak hebben wij het in onze artikelen over de accountant als adviseur. Aangezien de traditionele werkzaamheden nog steeds belangrijk zijn delen wij ook graag tips uit de praktijk die je kunt meenemen bij het uitvoeren van traditionele werkzaamheden.

Jouw werk wordt een stuk aangenamer als klanten hun boekhouding goed bijhouden. Zoals elke accountant weet, zijn de meeste ondernemers liever niet bezig met de boekhouding en stellen ze dit vaak uit tot het laatste moment.

Met een beetje coaching kun jij je klanten helpen om hun boekhouding beter op orde te krijgen.

1. Benadruk het belang van het scheiden van persoonlijke en zakelijke uitgaven

Het scheiden van zakelijke en persoonlijke uitgaven is een must, maar vaak zijn je klanten hier niet bewust van.

Een nieuwe ondernemer realiseert zich bijvoorbeeld misschien niet dat het problematisch is om bonnetjes van zakelijke aankopen die met een persoonlijke creditcard zijn gedaan, op te slaan in bedrijfsbestanden. Het scheelt jou veel werk en de klant kosten, wanneer je de klant hiervan bewust maakt.

2. Ga voor zoveel mogelijk geautomatiseerde processen en maak een keuze voor 1 of 2 pakketten

Sommige ondernemers geven er de voorkeur aan hun uitgaven en inkomsten handmatig bij te houden. Voor jou als accountant scheelt het veel tijd wanneer de ondernemer alles digitaal verwerkt. Attendeer de ondernemer hierop en help hem hierbij en zorg dat de ondernemer zo is opgeleid dat de verwerking zoveel mogelijk “first time right” gaat.  Het scheelt enorm wanneer je klanten duidelijk maakt dat jullie kantoor zich richt op digitale verwerking zodat er meer tijd over blijft voor adviezen. In de praktijk zien we dat op dit vlak de succesvolste kantoren gespecialiseerd zijn in 1 of 2 pakketten. Kantoren die hiervoor kiezen zijn veelal sneller en het bespaart de nodige kosten.

Laat klanten zien dat door het koppelen van hun zakelijke bankrekeningen aan boekhoudsoftware, de transacties automatisch worden geregistreerd. Hierdoor kunnen zij zelf veel tijd besparen.

3. Vergeet de voordelen niet te vermelden

Vermeld bij alle zaken die je de klant adviseert op administratief en fiscaal vlak zoveel mogelijk de voordelen voor de klant. Vaak is dit zo “automatisch” voor jou dat je er zelden nog bij stil staat hoeveel het voordeel voor jou klant kan zijn. Hiermee laat je direct jouw toegevoegde waarde zien.

4. Houd je klanten op de hoogte van belastingdeadlines

Sommige ondernemers (zeker bij de starters) vergeten mogelijk dat ze elk kwartaal belasting moeten betalen. Benadruk de belastingdeadlines aan je klanten, zet bijvoorbeeld aangifte- en betalingsdata een jaar vooraf bij de ondernemer in de agenda, mogelijk zelfs met een reminder.  Bespreek samen met de klant hoe je dit traject voor beide zo soepel en efficiënt mogelijk kunt uitvoeren. Bij een digitale verwerking zijn herhaaldelijke (handmatige) correcties inefficiënt en kostbaar.

Ook kun jij je klanten attenderen om voldoende geld opzij te zetten om de belastingen te betalen. Wanneer de betalingsdatums aanbreken, werk je samen met je klanten om te zorgen voor een correcte aangifte en een tijdige betaling.

5. Stel ondernemers op de hoogte van betalingen aan leveranciers

Mogelijk huren jouw klanten externe leveranciers in voor belangrijke diensten, dat betekent dat deze ook betaald moeten worden. Adviseer je klanten om vaste betalingstermijnen voor leveranciers in te stellen om zo de financiën onder controle te houden. Leer je klanten vervolgens hoe zij deze betalingstermijnen kunnen toepassen. Hiermee laat je klanten zien wanneer bepaalde rekeningen worden voldaan en wat dat betekent voor de liquiditeiten. Dit maakt het bijhouden van uitgaven veel eenvoudiger voor veel ondernemers.

6. Blijf kritisch op omzet, toegevoegde waarde en kosten

Blijf bij het monitoren of het verwerken van de administratie scherp op uitschieters, het verloop en de verwachting. Wanneer een ondernemer een begroting heeft gemaakt voor een jaar is het voor jou als accountant vrij eenvoudig om op de posten omzet, toegevoegde waarde en op het totaal aan kosten te beoordelen of het bedrijf op koers ligt. Is dat niet zo? Dan verdient dit een verder verdieping en verklaring. Laat de cijfers leven door van de cijfers zoveel mogelijk interpreteerbare informatie te maken. Dit is proactief samenwerken met de klant.